Organizasyon için DesignOps Uygulaması Oluşturma: Adım 1 Sorun Alanlarının Belirlenmesi
DesignOps Nedir? Neyi Hedefler?
DesignOps ya da Design Operation, en temel anlamıyla tasarım operasyonunu ifade eder. Bu metodolojinin temel amacı organizasyon kültürüne uygun bir biçimde, tasarım operasyonunu optimize etmek, daha verimli hale getirmek ve iş akış süreçlerini iyileştirerek daha iyi tasarımlar ortaya koymaktır. Bu amaçla sürekli olarak 3 temel soru sorulur; Nasıl birlikte çalışırız? İşimizi Nasıl yaparız? İşimiz Nasıl Etki Yaratır?
DesignOps Uygulaması Nasıl Oluşturulur? Hangi Adımlar Takip Edilmelidir?
Organizasyon içerisinde belirli bir DesignOps uygulaması oluştururken dikkat edilmesi gerekenler;
- Organizasyonun mevcut tasarım süreçlerinin ve olanaklarının değerlendirilmesi,
- Tasarım ekibinin ihtiyaçlarının ve pain pointlerinin belirlenmesi,
- DesignOps uygulamasının tüm organizasyonunun süreçleriyle ve kültürüyle uyumlu olmasıdır.
Geniş perspektifli bir DesignOps uygulaması için takip edilmesi gereken 3 adım şu şekilde sıralanabilir;
- Problemlerin Araştırılması & Tespit Edilmesi
- DesignOps’un Değerinin Tanımlanması
- Önceliklendirme ve Yol Haritası Oluşturma
Bu yazımda ilk adım olan “Problemlerin Araştırılması & Tespit Edilmesi” konusunu ele alacağım.
Problemlerin Araştırılması & Tespit Edilmesi
Bu adım sağlıklı bir DesignOps uygulaması oluşturmak için belkide en önemli adımdır. Çünkü tanımlanamayan bir soruna çözüm üretilemez. Çözülemeyen sorunlar ise düşük verimlilik ve düşük çıktı kalitesi olarak yansır. Bu nedenle sorunlar bütün yönleri ile tespit edilmelidir. Sorunların tespitinde tüm subjektif fikirler veriye dönüştürülmeli ve organizasyon genelinde birden fazla çalışma yapılarak subjektif fikirler doğrulanmalıdır. Yapılan tüm çalışmalar belgelenmelidir.
Peki hangi çalışmalar, nasıl yapılmalıdır?
1. Anket
Organizasyon genelinde bir anket yapılmalıdır. Bu anket ile mevcut tasarım süreçlerinden memnuniyet, tasarım ekibinin çıktı kalitesi, iş akışlarındaki pain pointler, tasarım ekibinin paydaşları ile etkileşimi gibi konulara dair cevaplar alınabilir. Cevaplar organizasyon geneli ve takım/takımlar özeli olarak raporlanmalıdır. Bu sayede problem alanı daha doğru saptanabilir. Anket hazırlanırken dil açık ve sade bir biçimde kullanılmalıdır. Ankette kişilerin daha şeffaf bir biçimde cevap verebilmesi için ad, soyad, mail adresi gibi tanımlayıcı bilgileri alınmamalıdır. Anket tüm organizasyonda yayınlanmadan önce en az 2 test katılımcısı ile test edilmesi ve geri bildirim alınması önerilir. Anket sonunca genel anket raporu şeffaflık için tüm organizasyonla paylaşılabilir.
2. Stakeholderlar ile 1:1 Görüşmeler
Tasarım ekibinin tüm paydaşları ile 1:1 görüşmeler yapılmalıdır. Öncelikle paydaşlar belirlenmelidir. Bu paydaşlar Product Owner, Frontend Developer, AR Developer, Quality Assurance Developer vs. olabilir. Kişi seçiminde, tasarım ekibinin iş akışının dokunduğu kişiler olmasına dikkat edilmelidir. Chapter Lead, Director ve C Level pozisyonları ile de paydaş görüşmeleri yapılabilir. Ayrıca organizasyon ya da ürün hakkında bilgi birikimi yüksek, ekip dinamiklerini iyi bilen uzun süreli çalışanlar ile de görüşmeler yapılabilir. 1:1 görüşmelerde ankette olduğu gibi, dil açık ve sade bir biçimde kullanılmalıdır. Görüşmelere başlanmadan önce en az 2 test katılımcısı ile test edilmesi ve geri bildirim alınması önerilir. Bunlara ek olarak genellikle tüm sorular tüm paydaşları ilgilendirmez. Bu nedenle görüşme öncesinde soruların sorulacağı kişilerde planlanabilir. Görüşmelerin 15 ya da 30 dakika olarak planlanması önerilir. Kişilerin bilgileri gizli tutulmalı, tüm cevaplar anonim bir şekilde raporlanmalıdır. Bu gizlilik görüşülen kişiye bildirilerek sorulara daha objektif bir biçimde yanıt vermesi sağlanmalıdır. Kişilerin kimliği adına her hangi bir ipucu barındırması ihtimaline karşı bu raporların tüm organizasyonda paylaşılması önerilmez.
3. Tasarım Ekibi Üyeleri ile 1:1 Görüşmeler
Tasarım ekibinin tüm üyeleri ile 1:1 görüşmeler yapılmalıdır. Sayı çok yüksek değilse (Örneğin +20) tüm üyeler ile eksiksiz olarak görüşülmelidir. Bu görüşmelerde dikkat edilmesi gereken noktalar paydaş görüşmeleri ile aynıdır.
Tüm bu aşamalar sonunda, anket, paydaş görüşmeleri ve tasarım ekibi görüşmeleri raporları harmanlanır. Tüm verilerin çapraz olarak karşılaştırması ve doğrulanması gerekmektedir. Sadece 1 kişi ya da küçük bir azınlıktan gelen yorumlara temkinli olarak yaklaşmak gerekmektedir. Çalışmaların çoğunda doğrulanmış, tespit edilen problemler ve bu problemlerin altında yatan sebepler(tespit edildiği ölçüde) detaylı bir biçimde raporlanmalıdır.
Böylece “DesignOps Sorun Alanı Raporu” tamamlanmış olacaktır.
🇬🇧 Bu yazıyı İngilizce okumak için tıklayınız.
